Bedrijfsplan Grieppandemie

Plan bedrijfscontinuïteit in de zorg bij uitbraak van een grieppandemie 

Inhoudsopgave
1.    Risico grieppandemie voor uw zorgorganisatie
2.    Besmettingsgevaar verminderen bij pandemie
3.    Gevolg voor uw bedrijfscontinuïteit
4.    Wegkijken helpt niet 

1.    Risico grieppandemie voor uw zorgorganisatie

Een grieppandemie is een wereldwijde uitbraak van griep. In korte tijd worden veel mensen ziek. Slachtoffers zullen vooral vallen onder baby’s, jongeren en bejaarden die een verminderende weerstand hebben. Gezonde werknemers van uw zorgorganisatie behoren dus niet echt tot de risicogroep, uw cliënten echter wel. U zult zich moeten realiseren dat het overlijden van familie of bekenden een grote impact kan hebben op het moreel van uw medewerkers. Ook betekent de uitbraak van een pandemie, dat een derde van uw mensen ongeveer 8 dagen lang niet op het werk zal verschijnen, tijdens het hoogtepunt van de pandemie. Hiervoor kunnen een aantal redenen zijn:
·         Zij zijn zelf ziek
·         Ze hebben de zorg voor andere mensen die ziek zijn
          (bijvoorbeeld familie- of gezinsleden of mensen uit hun omgeving)
·         Ze zorgen voor (gezonde) kinderen die niet naar school of kinderopvang
          kunnen vanwege uitval van leerkrachten of vanwege sluiting
·         Ze verzuimen uit angst voor besmetting 
Uitgangspunt voor dit scenario is, dat er geen paniek ontstaat door ongenuanceerde berichtgeving in de media. Want als dat wel het geval is, zullen uw werknemers massaal thuisblijven.Uw medewerkers hebben in principe recht op veilige werkomstandigheden (Arbo-wet). Als u die biedt is het vervolgens aan iedere individuele medewerker om zelf het besmettingsgevaar, samenhangend met aan het werk gaan, voor hem en haar in te schatten. Duidelijke en feitelijke informatie is hierbij van groot belang. Niet pas tijdens de crisis (dan reageert vaak de emotie), maar voorafgaand aan de pandemie. 

2. Besmettingsgevaar verminderen bij pandemie

Een grieppandemie kunt u natuurlijk niet voorkomen. Maar wat u wel kunt doen is ervoor zorgen dat uw organisatie de pandemie zo goed mogelijk overleeft. De crux hierbij zit natuurlijk in de uitval van mensen, zowel bij uw eigen zorgorganisatie, uw cliënten als bij uw toeleveranciers. Waar u dus voor moet zorgen, is dat uw medewerkers en cliënten het risico op besmetting acceptabel vinden. Het griepvirus verspreidt zich vooral via de lucht door hoesten, niezen of praten. Het kan daarbij een afstand tussen twee mensen overbruggen van ongeveer een meter. Ook kan het virus overgedragen worden via de handen, door besmet geraakte oppervlakken aan te raken. Na besmetting duurt het een paar dagen voordat de besmette persoon ziek wordt (de incubatietijd). In die periode kan hij al wel andere mensen besmetten. De kern van de risicoreductie voor uw medewerkers bestaat daarom uit een drietal vuistregels: 

• Uw medewerkers en cliënten houden minimaal een meter afstand tot elkaar, indien mogelijk.
• Ze verplaatsen zich niet onnodig.
• Er wordt voor hygiëne en reinheid gezorgd.

 U kunt hiertoe een heel pakket aan maatregelen nemen. Belangrijkste doel hierbij is niet het volledig afdekken van het risico op besmetting. Ziek worden kunnen uw medewerkers en cliënten altijd. Dat kunt u niet voorkomen. Ook onder uw medewerkers en cliënten of in hun directe omgeving zullen slachtoffers vallen. Dat zal het vetrouwen van uw medewerkers en cliënten aan het wankelen brengen. Belangrijkste doel is daarom het vertrouwen zo goed mogelijk te herstellen. Want juist onbegrip, weerstand of zelfs paniek leiden tot onbeheersbare en onomkeerbare situaties en tot een acute dreiging van uw zorgorganisatiescontinuïteit.

3. Gevolg voor uw bedrijfscontinuïteit

Behalve dat u te maken krijgt met verzuim dat direct of indirect wordt veroorzaakt door de pandemie, zullen er ook medewerkers niet of beperkt beschikbaar zijn door uw maatregelen om besmettingsgevaar te voorkomen. Dat moet u niet zien als een probleem. Het wekt juist vertrouwen bij uw medewerkers, als u het beleid om besmetting te voorkomen actief ondersteunt.Gaat u bij het bepalen van de impact van het verzuim niet uit van allerlei ramingen, die misschien toch niet blijken te kloppen. U moet uitgaan van uw bedrijfskritische processen en hoe lang deze processen maximaal stil mogen liggen. Van essentieel belang is dat u bepaalt met hoeveel mensen u de continuïteit van de zorg en deze processen in elk geval kunt garanderen en welke middelen van toeleveranciers gegarandeerd aanwezig moeten zijn. Ook uw cliënten ondervinden misschien de gevolgen van de grieppandemie. Dat leidt mogelijk tot een andere vraag naar uw diensten/ zorg en producten. Eerste stap is, dat u een classificatie maakt van welke processen bedrijfskritisch zijn. Vaak worden de volgende klassen gebruikt: 

• Het bedrijfsproces of de activiteit moet gecontinueerd worden.
• Het bedrijfsproces mag maximaal 2 weken worden onderbroken.
• Bedrijfsprocessen of activiteiten mogen 9-12 weken stilliggen.
• Bedrijfsprocessen mogen meer dan 12 weken stilliggen.

Voor de eerste twee categorieën moet een analyse gemaakt worden, op grond waarvan een draaiboek ontwikkeld wordt. De activiteiten uit de derde categorie kunnen gedurende de pandemie stilgelegd worden. Wel zal er gecommuniceerd moeten worden naar de afnemers en zal er een draaiboekje moeten liggen om dit proces na afloop van de pandemie zonder vertraging weer op te starten. De vierde categorie behoeft geen aandacht. U kunt voor deze classificatie de inventarisatie uit uw bedrijfscontinuïteitsplan gebruiken en deze hiertoe aanvullen. Per bedrijfskritische activiteit moet bekeken worden wat de minimale bezetting is, voor het geval er een calamiteit uitbreekt: 

• Welke en hoeveel competenties zijn nodig.
• Welke en hoeveel interne bedrijfsmiddelen zijn nodig.
• Welke en hoeveel externe bedrijfsmiddelen zijn nodig.
• Welke ondersteunende diensten zijn nodig.

Als de minimale bezetting minder dan 50% van de normale bezetting bedraagt, is er weinig risico op besmetting, mits voldaan kan worden aan de drie reeds genoemde criteria: 

• Uw medewerkers en cliënten houden minimaal een meter afstand tot elkaar, indien mogelijk.
• Ze verplaatsen zich niet onnodig.
• Er wordt voor hygiëne en reinheid gezorgd.

 Als dit niet het geval is, dan zijn aanvullende maatregelen nodig. 

4. Maatregelen bedrijfscontinuïteit bij pandemie

De maatregelen voor bedrijfscontinuïteit betreffen in hoofdzaak een vijftal gebieden: 

• Personeelsbeleid;
• Uitvoering;
• Stakeholders;
• Financiën;
• Communicatie.

We zullen per gebied een aantal voorbeelden geven. 

4.1  Personeelsbeleid
Uw medewerkers krijgen op verschillende manieren te maken met de gevolgen van een grieppandemie. Ze kunnen zelf ziek worden, voor zieke naasten zorgen, en/ of geconfronteerd worden met familie of vrienden die overlijden aan de gevolgen van griep. Dit beïnvloedt hun vermogen om hun werk goed te blijven doen. In hun werk krijgen ze te maken met de maatregelen die u neemt om uw bedrijfscontinuïteit te garanderen en hun gezondheid te beschermen. Ook hebben ze contact met cliënten en leveranciers die weer hun eigen ervaringen met de griep hebben. Als met al een onzekere en emotionele tijd. We adviseren u vooraf richtlijnen en maatregelen te bespreken met uw personeel. Zo weten uw medewerkers waar ze aan toe zijn en vergroot u het draagvlak. Enkele aandachtspunten zijn bijvoorbeeld: 

• Hoe om te gaan met medewerkers die griepverschijnselen vertonen;
• Ziekteverzuimbeleid in geval van een grieppandemie;
• Beleid voor bijzonder verlof, wanneer werknemers voor zieken of naasten moeten zorgen in geval van een grieppandemie;
• Richtlijnen vaststellen voor terugkeer naar de werkplek van werknemers die zijn genezen van besmetting met een griepvirus;
• Sociale zorg voor werknemers die last hebben van de gevolgen van een grieppandemie;
• Reizen beperken;
• Eventueel personeel en/ of cliënten evacueren uit ernstig getroffen gebieden.

 4.2  Uitvoering
Maatregelen die u moet treffen zijn: 

• Maatregelen om te voorkómen dat de mensen die verantwoordelijk zijn voor kritische activiteiten ziek worden, zoals:
  • Thuiswerken
  • Hygiëne
  • Sociale afstand houden
  • Contact met anderen beperken
• Maatregelen om achtervang te regelen voor de mensen die zorgdragen voor bedrijfskritische activiteiten; zorg dat er mensen opgeleid worden, die de activiteiten tijdens een grieppandemie eventueel kunnen overnemen (een crosstraining programma verzorgen); denk hierbij aan:
  • Andere werknemers uit uw zorgorganisatie;
  • Externe organisatie waar u afspraken mee maakt;
  • Vrijwilligers vanuit de organisatie;
  • Gepensioneerde werknemers.

4.3  Stakeholders
Uw klanten en cliënten bereiden zich net als u voor op de gevolgen van een grieppandemie. Dit leidt tot inzicht in welke producten en diensten zij tijdens een grieppandemie van u nodig hebben. Vraag hiernaar bij uw klanten en cliënten. Maak van te voren concrete afspraken met uw klanten en cliënten over de minimale hoeveelheid te leveren producten en diensten tijdens een grieppandemie. U kunt bijvoorbeeld de werktijden verlengen om klanten of cliënten tegemoet te komen die buiten de gebruikelijke openingstijden bediend of geholpen willen worden. Als u weet wat uw klanten of cliënten minimaal van u nodig hebben, dan kunt u bepalen welke producten en diensten u tijdens een grieppandemie nodig heeft van uw leveranciers en medewerkers. Bespreek dit met hen en dring er ook bij hen op aan dat zij zich voorbereiden op de gevolgen van een grieppandemie. Maak ook met uw leveranciers van te voren concrete afspraken over de minimale hoeveelheid te leveren producten en diensten tijdens een grieppandemie. U kunt nu al bepaalde producten extra inslaan. Maak u niet afhankelijk van bepaalde toeleveranciers. 

4.4  Financiën
Financiële problemen kunnen ontstaan wanneer: 

• Leveranciers gedwongen worden te sluiten wegens personeelsuitval of bevoorradingsproblemen;
• Klanten geen aankopen meer doen of cliënten geen diensten meer afnemen om zo contact met anderen te mijden;
• Klanten onder financiële druk staan en daarom geen betalingen meer kunnen verrichten of bestellingen annuleren;
• Zakelijke investeringen afnemen wegens verminderd vertrouwen.

 Maak daarom een inschatting van de financiële gevolgen van een grieppandemie met onder andere: 

• De impact van de afname of toename van te leveren producten of diensten;
• De kosten bij een personeelsuitval van 10%, 30% en 50%;
• De kosten van maatregelen die u treft ter voorbereiding op een grieppandemie, inclusief:
  • De kosten bij extra bevoorrading;
  • De kosten bij de aanschaf van hygiënische hulpmiddelen voor een grieppandemie;
  • De kosten voor het inhuren van personeel;
  • De kosten bij het organiseren van telewerken (bijvoorbeeld lapstops, thuis inloggen op werkaccount, aanschaf mobieltjes);
  • De kosten die bij een grieppandemie niet worden gedekt door uw verzekeraar.

 Meer ingrijpende maatregelen kunnen zijn:

• De financiële risico’s van een grieppandemie kunt u beperken door het minimaliseren van financiële lange termijn verplichtingen. Hierdoor is uw zorgorganisatie in staat om tijdelijk of permanent te sluiten;
• Als u onvoldoende liquide middelen heeft voor directe financiële verplichtingen tijdens een grieppandemie, zult u maatregelen moeten treffen om de financiële druk op korte termijn te verminderen.

 4.5  Communicatie
De gebeurtenissen tijdens een grieppandemie kunnen tot onrust leiden. Uw medewerkers zullen vragen hebben over de grieppandemie en de maatregelen die u heeft getroffen. Nieuws over zieken en doden in binnen- en buitenland en de effecten van personeelsuitval op het dagelijks leven zijn allemaal zaken die uw medewerkers onrustig maken. Geruchten en onjuiste informatie versterken gevoelens van onzekerheid en angst. Onzorgvuldige communicatie over de grieppandemie is zeer waarschijnlijk een grotere calamiteit voor uw bedrijfscontinuïteit dan de pandemie zelf. Anticiperen op eventuele angst en vrees, geruchten en onjuiste informatie is van groot belang. Pas uw communicatiestrategie daarop steeds aan. En begin vooral tijdig met de communicatie door: 

• Uw personeel te informeren over de grieppandemie en de maatregelen van uw zorgorganisatie;
• Met uw personeel mogelijke gezondheids- en veiligheidsmaatregelen, richtlijnen voor ziekteverlof en bijzonder verlof in geval van een grieppandemie bespreken;
• Te zorgen voor een centraal communicatiepunt (website, noodnummer) voor het personeel in geval van een grieppandemie;
• Te zorgen voor een centraal communicatiepunt voor klanten en leveranciers om tijdig stand van zaken binnen uw zorgorganisatie en bij uw klanten en leveranciers te kunnen uitwisselen in geval van een grieppandemie.

 

5. Wegkijken helpt niet

Momenteel is er geen directe dreiging. Het is dus nu een uitgelezen moment om na te denken over een uitbraak van een pandemie. De kans is klein, dat dit meer dan dertig jaar duurt en als er een uitbraak komt, dan zal ook uw organisatie getroffen worden. Enerzijds kunt u waarschijnlijk niet ongestraft 12 weken uw poorten sluiten. Als u niets doet, gaan uw vaste kosten door en lopen uw inkomsten sterk terug. Dit geldt ook voor overheden en instellingen. U zult waarschijnlijk te maken gaan krijgen met claims, als zij niet meer in staat zijn diensten te leveren. Dit is een nauwelijks te verzekeren risico. De kans dat u de goede keuzes maakt, is veel groter als u ze nu maakt, nu u nog wat tijd heeft dan wanneer u uw keuzes pas maakt in daadwerkelijke crisistijd. Bovendien is het aantal oplossingsalternatieven dan veel kleiner en waarschijnlijk zijn oplossingen ook kostbaarder.